Ich schlage daher folgendes vor:

Wenn jeder seine genaue Zugverbindung hat, teilt er mir bis Donerstagabend mit, wann und wo (Bahnhof Melsungen wäre sicher optimal) er/sie ankommt.
Von den Autofahrern finden sich sicher mehr als ein Fahrer, so dass abwechselnd gefahren werden kann.
Und so früh wie möglich besprechen, wer wen am Sonntag wohin mitnimmt...